Jak otworzyć kawiarnię? Poradnik Harvest

Stwórz dobry biznesplan

Twój pomysł wymaga skrupulatnego planu. Możesz to zrobić sam, ale warto skonsultować się ze specjalistą, który posiada niezbędne doświadczenie w tej kategorii, co pozwoli Ci na uniknięcie ewentualnych błędów i zaoszczędzi również Twój czas.

Przelej Twój pomysł na papier- zacznij od analizy SWOT, która pozwoli Ci na wskazanie mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń Twojego przedsięwzięcia. Pamiętaj by Twój biznes plan był bardzo szczegółowy, w opisie nie zapomnij uwzględnić wszystkich kwestii finansowych zarówno związanych z przystosowaniem lokalu, wyposażeniem, zatrudnieniem czy marketingiem, a także opłatami koncesyjnymi.

Odpowiedz sobie na pytanie, co będzie produktem głównym w sprzedaży, czy będzie to miejsce z produktami na wynos, czy będzie ono przyjazne zwierzętom itp., W jakim klimacie chcesz utrzymać lokal, czy będzie to miejsce, w którym można poczytać książkę, przeprowadzić biznesową rozmowę, a może chcesz stworzyć kawiarnie dla mam z dziećmi?

Musisz zbadać otoczenie swojego lokalu, pozwoli to na weryfikację, na co jest zapotrzebowanie, a czego uniknąć (chyba nie chcesz powielać piątej kawiarni z herbatą bubble tea, czy sałatką grecka w porze lunchu?). Coś musi Cię wyróżniać- zastanów się, co to będzie. Ułóż do tego strategię i zajmij się stworzeniem storytellingu.

Lokalizacja to klucz do sukcesu, nie bez powodu wybór miejsca ma znaczenie. Nikt nie wybierze się do kawiarni, która znajduje się na drugim końcu miasta, bez sprawnego dojazdu czy też miejsca parkingowego. Podobnie, jeżeli chcesz stworzyć kawiarnie dla matek z dziećmi, biurowiec w centrum miasta z na 10 piętrze to niekoniecznie dobre rozwiązanie. Przemyśl do jakiego klienta chcesz dotrzeć, kto jest Twoim targetem sprzedażowym.

Powierzchnia lokalu to kolejny istotny element na tory musisz zwrócić uwagę. Jeżeli w Twoich planach na przyszłość jest samodzielna produkcja lodów nie możesz pozwolić sobie wynajęcie zbyt małego pomieszczenia, bo to podwoi koszt przy kolejnym remoncie. Oczywiście zawsze możesz wynająć osobne miejsce tylko do produkcji, jednakże docelowo przysporzy to więcej kłopotu i logistyki niżeli komfortu pracy i zysku.

Musisz zdać sobie sprawę, że otwarcie kawiarni to duże sumy, a czasem nawet przy założonym i dobrze skalkulowanym budżecie wypadają niekontrolowane wydatki, których nie da się przewidzieć. Lokal w pierwszym miesiącu też na siebie od razu nie zarobi zatem zabezpiecz finanse przynajmniej na pierwsze trzy miesiące.

Koszta z którymi musisz się liczyć to:
– wynajem lokalu, remont i czynsz
– wyposażenie, to nie tylko maszyny i urządzenia ale i wystrój lokalu
– personel, koszt rekrutacji, pensje, szkolenia, badania
– marketing , strona WWW, promocja, osobne stanowisko pracy
– usługi związane z wywozem śmieci, utrzymaniem czystości w lokalu
– bieżące zakupy, środki czystości, artykuły biurowe
– księgowość
– inne opłaty, ZAIKS, mandaty, reklamacje, kradzieże

Kawa w pigułce, co musisz wiedzieć zanim zdecydujesz się na współpracę

Zawód baristy- czym jest i czego możesz oczekiwać?
Warto zacząć podpodziału, o którym często się zapomina. Barista to osoba znająca się na kawie- barman to osoba znająca się na alkoholu. Oczywiście jedno nie wyklucza drugiego. Dobry barista w Twojej kawiarni zadba nie tylko o jakość kawy ale i o kawowe menu. Musisz pamiętać że kawiarnia to wyjątkowe miejsce, ludzie przychodzą do niej się spotkać, odprężyć więc temu doświadczeniu powinny towarzyszyć same pozytywne emocje. W końcu większość z nas umawia się „ na kawe” nie „na herbate”.
Barista jest opiekunem tego miejsca, więc musi być też komunikatywny oraz posiadać rozwiniętą inteligencją emocjonalną. To bardzo ważne by wyczuć, jakie emocje towarzyszą naszym Klientom, kiedy mają ochotce na żart a kiedy na szybkie espresso. Usługa, bo to będzie świadczone w Twojej kawiarni zawsze budzi emocje warto skupić się na tym by były one tylko pozytywne.
Barista to także wiedza, co za tym idzie jakość serwowanej kawy, szybka reakcja jeśli trzeba skorygować młynek czy przyjąć indywidualne zamówienie na kawę. Standard menu to jedno, a oczekiwania klienta to drugie.
Musimy pamiętać, że kawa, to napój, który można przygotować na wiele sposobów, a każdy z nas ma inne upodobania i oczekiwania wobec naparu. Warto trzymać się swojego schematu i menu, ale warto również zadbać o klienta, który będzie codziennym gościem na swoją ulubioną kawę, której nie ma w menu.

Podstawowe menu kawowe

Jak sprostać oczekiwaniom, kiedy każda kawiarnia tworzy indywidualne menu, czy da się opracować jakąś uniwersalną recepturę? Tak, warto stworzyć menu w oparciu o standard Speciality Coffee Asossiation. SCA to międzynarodowa organizacja zrzeszająca basistów i kawiarnie, warto zostać jej członkiem, jeśli chcemy dbać, o jakość naszej kawy.

Polacy dopiero uczą się pić kawę „na mieście”, tutaj może wyniknąć kolejny konflikt, jeżeli zdecydujesz się na kawę dostępną w markeci-e może to wzbudzić wiele kontrowersji i negatywnych emocji, gdyż klienci patrzą przez pryzmat ceny. Skoro za parędziesiąt złotych mogą mieć całą paczkę kawy to, dlaczego mają płacić paręnaście złotych za filiżankę kawy? To trudny temat i trzeba być w tej kwestii bardzo delikatnym.

Co powinno znaleźć się w menu? Podstawowe kawy takie jak:

Espresso– czyli kawowa baza 25ml naparu ze świeżo zmielonych ziaren. Warto zwrócić tutaj uwagę na pozostałe parametry, które są kluczem do idealnej kawy, ciśnienie i temperatura, a także czystość urządzenia. Ważna będzie też sama kawa, jej świeżość, czyli data palenia. Kawa nie może być stara, traci wtedy swój smak.

Doppio- to nic innego jak podwójne espresso, równie mocne i wyraziste jak espresso. Jest kawa dla fanów mocnego pobudzenia, którym 25ml nie wystarcza.

Cappuccino- baza jak zwykle espresso, klucz tkwi w teksturze mleka i jego ilości, a na powierzchni barista maluje wzory tzw. latte art.

Cafe Latte i Cafe Latte Macchiato- to kawa z dużą ilością mleka ok. 180ml oczywiście z bazą, jaką jest espresso.Różnica miedzy tymi kawami polega na utworzeniu warstw.

Americano – to czarna kawa, espresso z porcją wody w proporcji 1:2.

Flat white – to podwójne espresso zalewane gorącym mlekiem ok. 120ml.

Con panna – nic innego jak espresso z porcją bitej śmietanki.

Frappe- kawa mrożona z lodami i mlekiem, często blendowana i dekorowana bitą śmietanką.

Warto zwrócić uwagę również na nowości takie jak cold brew czy nitro- musisz pamiętać by być na bieżąco z trendami.

Serce kawiarni, czyli jak wybrać dobry ekspres i nie przepłacić.

Przede wszystkim powinieneś zastanowić się, jaki ekspres potrzebujesz, czy ma być on jednogrupowy czy dwugrupowy i jaki masz budżet. Jeżeli masz miejsce na barze na ekspres dwugrupowy- to nie ma tutaj ekonomicznych przesłanek, a jest o wiele więcej możliwości. Na rynku dostępne są ekspresy jedno i multiboilerowe. Ich cena nie bez powodu się różni. Ekspres z multiboilerem daje większą stabilność podczas parzenia kawy i możliwość ustalenie oddzielnej temperatury na każdej z grup zaparzających. Nowoczesne ekspresy są w pełni programowalne, dzięki czemu ich obsługa intuicyjna.

Przy wyborze ekspresu kolbowego do kawiarni musisz zakupić również młynek- tutaj również nie powinieneś oszczędzać. Stabilność mielenia to klucz do dobrej kawy, a i oszczędność. Młynek z funkcją automatycznego mielenia dozuje każdorazowo taką samą gramaturę, co pozwala Ci na precyzyjne wydawanie kawy. Tym samym łatwo jest Ci obliczyć ile zużyłeś kawy a ile sprzedałeś i w tym wypadku rachunek po obu stronach powinien się zgadzać.

Czynnikiem, na który również powinieneś zwrócić uwagę jest montaż filtra wody. Przedłuży to żywotność ekspresu, ale przede wszystkim wpłynie to bezpośrednio na smak kawy. Podczas wyboru filtra czy też innego systemu uzdatniania należy wykonać badania wody oraz określić pH wody, co pozwoli na precyzyjny wybór. Przed dokonaniem montażu ważna jest dobra instalacja, dzięki której unikniesz często popełnianego błędu, jakim jest np. zbyt wysoko osadzona rura odpływowa, przez co brudna woda nie ma możliwości grawitacyjnego spływu i zalewa bar. Stabilne ciśnienie sieci wodnej również odgrywa ogromną role, pozwala na poprawną ciągłość pracy ekspresu.

Na co jeszcze zwrócić uwagę podczas dokonywana zakupu ekspresu? Warto wykorzystać showroomy poszczególnych producentów i sprawdzić dane urządzenie w praktyce, lub udać się na branżowe targi gdzie można na bieżąco porównać poszczególne marki ekspresów, ich parametry, jakość.
Jeżeli nie posiadasz odpowiedniego budżetu możesz zapytać o leasing, czyli raty dla branży gastronomicznej.
Ostatnim rozwiązaniem, które pojawia się na rynku jest dzierżawa ekspresu w zamian za zakup kawy. Nie jest ono zbyt korzystne dla użytkownika, bo musisz związać się umową na dłuższy okres – średnio są to dwuletnie umowy, w których zobowiązujesz się do zakupu określonej ilości kawy np. 15kg miesięcznie po ustalonej cenie. Szczególnie na początku działalności możesz nie sprzedawać tylu filiżanek kaw przez co kawa będzie Ci zalegać i tym samym tracić na świeżości co bezpośrednio odbije się na jakości kawy, a po skończonej dzierżawie i tak zostaniesz bez urządzenia. Zatem warto dokładnie przekalkulować, co będzie dla Ciebie lepiej opłacalne, by Twój biznesplan nie przestał być rentowy.

Wybór dostawcy kawy, na co zwrócić uwagę
Rynek kawiarniany cały czas się w Polsce rozwija, co oznacza, że przybywa kawiarni i chętnych do ich otwarcia. Zatem bardzo ważny jest wybór kawy do Twojego lokalu. W końcu chcesz by Twoje miejsce było wyjątkowe i przynosiło zyski. Zastanów się, komu chcesz sprzedawać kawę, kto będzie grupą docelową, kim będzie Twój odbiorca to bardzo ważne.

Najbardziej popularny model kawy dostępny na polskim rynku to blend arabiki i robusty. Oznacza to ze w zakupionej paczce kawy będzie określona proporcja tych dwóch gatunków ziarna kawowca. Teraz tylko trzeba wybrać w jakiej proporcji blend będzie dla Ciebie najlepszym rozwiązaniem. Możesz również skorzystać z drugiej opcji jeśli zdecydujesz się na kawowego singla czyli 100% arabiki.
To ten moment w którym powinieneś przetestować kawę, pamiętaj by nie sugerować się tylko tym że Ty pijesz czarną kawę, 70% polaków pija kawy mleczne i tutaj zdecydowanie lepiej sprawdzi się kawowy blend, który dzięki zawartości robusty delikatnie podbije smak kawy w cappuccino czy caffe latte. A może warto zainwestować w dwa młynki i dwa rodzaje kaw? Dlatego tak ważne jest określenie grupy docelowej, której będziesz sprzedawać swój produkt.
Szkolenia personelu to kolejny element, który powinien przeważyć na korzyść konkretnego dostawcy. Bardzo ważny jest ten rodzaj opieki, gdyż dodatkowo płatne szkolenia mogą nadszarpnąć Twój budżet. Barista trener, niejednokrotnie podpowie, co nowego w kawowych trendach, odświeży Twoje kawowe menu i podpowie jak podwyższyć standardy obsługi.

Zdecyduj się na takiego dostawcę, który będzie posiadał całe KNOW HOW dla swojego produktu. Wesprze Cię swoim kawowym doświadczeniem i przede wszystkim dobrą marką, która jest na rynku już znana. Możesz zaproponować dostawcy współpracę barterową opartą np. na lokowaniu produktu. Poproś o filiżanki, w których Ty będziesz serwować kawę, a dostawca promować swoje logo. Filiżanki możesz otrzymać w ten sposób za darmo, podobnie z fartuchami czy cukiernicami. Taka oszczędność pozwoli ulokować finanse np. w marketing, co na początek będzie równie ważnym krokiem.

Innowacyjne podejście w kawiarni

Program lojalnościowy, czy warto go wdrożyć?

Budowanie więzi z klientem to w wielu przypadkach klucz do sukcesu. Czasem niestety nie wystarczy tylko dobra jakość naszych produktów i usług, potrzeba czegoś bardziej spektakularnego. Z pomocą przychodzą właśnie programy lojalnościowe, których celem jest przywiązanie klienta do Twojego lokalu, zbudowanie relacji partnerskiej.

Standardowe programy lojalnościowe to najczęściej dedykowany system i karty NFC, niestandardowe elementy to podejście organizatora do tego, w jaki sposób zbieramy punkty, jakie będą prezenty czy rodzaje rabatów. Warto zaznaczyć, że formalne zaangażowanie w przystąpienie do programu musi być łatwe i ograniczone do minimum czasu niezbędnego do rejestracji. Do tworzenia programów lojalnościowych możesz wykorzystać specjalne oprogramowania lub klasyczne karty lojalnościowe jednakże trzeba się zastanowić, co chcemy uzyskać dzięki lojalności naszego klienta. Czy zbudować społeczność czy tylko rozdawać nagrody? Na te pytanie musisz odpowiedzieć sobie sam.

Social media czy mają wpływ na sprzedaż

Każda branża rządzi się swoimi prawami, różnice tkwią w szczegółach- rozmiar rynku, odbiorca, produkt. Zweryfikuj Twoje menu, jest w nim kawa, jest też ciasto i masz już gotowy zestaw do sprzedaży- teraz tylko odpowiednie zdjęcie, opis i hasztagi. Gotowe!
Kluczem jest systematyczność, warto zainwestować w dobry telefon, który będzie robił profesjonalne zdjęcia. Sama obecność w social mediach nie wystarczy trzeba nauczyć się w nich istnieć. Uzupełnij profil na Google Moja Firma. Mapka dojazdu, pełna nazwa, zdjęcia, zakres cen. Poproś stałych klientów o wystawienie opinii, oceny. Odpowiadaj na recenzje, komentuj. Bądź w kontakcie on-line. Nadal najpopularniejszym serwisem społecznościom jest Facebook i Instagram. Umieszczaj zdjęcia kaw, produktów, które serwujesz, kulisy pracy. Możesz wymyślić coś ekstra, co np. będzie łączyć wszystkie zdjęcia –jakiś kolor, produkt. Uruchom swoją kreatywność. Oznaczaj na swoich profilach inne kanały, dodawaj lokalizacje, publikuj zdjęcia swoich Gości oczywiście za ich zgodą. Organizuj konkursy, twórz historie. Zaopiekuj się swoim klientem, on jest najlepszym nośnikiem reklamy, w zamian za rekomendacje, zdjęcie możesz zaoferować kupon na darmową kawę, zniżkę na ciasto.
Buduj trwałą relacje i zaangażowanie w tym na pewno pomoże Ci program lojalnościowy. Wyeliminuj najczęściej popełniane błędy, sprawdź czy adres jest poprawny, czy podany nr telefonu jest właściwy. Nie działaj pod wpływem emocji, jeśli ktoś wyrazi negatywną opinie o Twoim lokalu, podziękuj, zapytaj, w czym dokładnie tkwi problem. Nie atakuj Twojego Gościa, każdy ma prawo do wyrażania swojego zdania, umiejętna odpowiedź na negatywny komentarz na pewno będzie dobrze odebrana.
Atak budzi agresje, hejt w Internecie. Zadbaj by nie trzeba był czekać doby na odpowiedź. Dla Gości liczy się czas, często decydują pod wpływem emocji o wyborze lokalu, w którym zjedzą, napiją się kawy. Naucz się minimalizować straty wizerunkowe.

Rozliczanie rachunków klientów

Celem jest oczywiście płynność finansowa. Bardzo pomocny będzie tutaj system POS, który pozwoli na kontrole zamówień i przejrzystość rachunków. Dziś absolutną podstawą jest możliwość płatności kartą by taką opcje mieć musisz podpisać umowe z jednym z centrów autoryzacyjnych. Wiąże się to z dodatkową opłatą – czynszem oraz prowizją od transakcji. Stąd popularna karteczka „ płatność kartą od 20zł” pamiętaj że taka informacja jest nie prawdziwa, możesz zapłacić za to kare. Udowodniono że klienci którzy decydują się na płatność kartą kupują więcej, zatem zwiększają Twój dochód. Dobry kelner czy barista jest w stanie powiększyć rachunek klienta średnio o 30% . To bardzo dużo w skali dnia. Zatem warto inwestować w szkolenia sprzedażowe dla swojej obsługi.